福建师范大学社会历史学院

硕士研究生入学考试

档案学专业

《档案信息管理基础》考试大纲

Ⅰ考查目标

档案信息管理基础是档案学中最早建立的一门专业基础学科，也是一门专业主干学科。它专门研究档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等环节的科学理论与方法，及其各环节之间的有机联系。该课程要求考生系统掌握上述基本理论、基本知识和基本方法，独立分析和解决有关理论问题和实际问题。

Ⅱ　考试形式和试卷结构

一、试卷满分及考试时间

本试卷满分为150分，考试时间为180分钟。

二、答题方式

答题方式为闭卷、笔试。

三、试卷内容结构

档案的收集20　分

档案的整理30　分

档案的鉴定20　分

档案的保管10　分

档案的检索30　分

档案的编研15　分

档案的利用15　分

档案的统计10　分

四、试卷题型结构

名词解释 5小题，每小题6分，共30分

简答题　　　　　　　　　3小题，每小题12分，共36分

综合题　　　　　　　　　3小题，每小题28分，共84分

五、参考书目：《档案管理学基础》陈兆祦等,中国人民大学出版社 2005年4月第3版

Ⅲ　考查范围

一、档案的收集。

(一)档案室的收集工作。

注意档案室的收集工作主要应掌握归档制度，档案室的收集工作制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求。

1、归档的范围

需要归档文件的范围：机关的正式发文、收文;机关的内部文件。

不需要归档的文件：重份文件;事务性文件;不需办理文件;未生效文件;一般的修改稿以及一般的人民来信

2、归档的时间：文件形成后的第二年上半年之前。

3、归档的要求：根据归档范围，将应收集的档案材料收集齐全、完整;归档的文件材料必须经过科学地分类、立卷，案卷标题应该简明确切;归档的文件必须注明保管期限;归档的案卷必须经过系统的排列，并编制案卷目录;履行签收手续

(二)国家档案馆的收集工作

1、对现行机关档案的收集

接收期限：设区的市级以上机关向档案馆移交的期限为20年，县级机关向档案馆移交的期限为10年。

接收要求：进馆档案必须以全宗为单位，保持全宗的完整性;进馆档案要收集齐全、完整，要分类、立卷，正确划分保管期限，具有永久、长期保存价值的档案才能进馆;与全宗有关的资料要与档案一并接收进馆;履行签收手续。

2、撤销机关档案的接收

对撤销机关档案的接收要加强信息工作、及早提出接收要求;主动上门指导、及时进行接收。

3、历史档案的征集

历史档案征集的意义：收集历史档案是为了维护祖国的历史文化财富;收集历史档案是编史修志，进行爱国主义教育的需要;收集历史档案是提高档案馆地位的重要手段

历史档案征集的方法：广泛宣传收集历史档案的意义;重视调查研究;采取精神鼓励和物质奖励相结合的方法。

四、档案的整理

(一)区分全宗

1、全宗。全宗是独立的机关和著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体。其含义为：全宗构成者的类型包括独立的机关单位、著名人物;全宗是一个有机整体;全宗形成具有客观性。

2、立档单位。立档单位的构成条件：行政上，可以独立行使职权;财务上，设有会计单位，享有独立的预算权;人事上，设有人事机构，有一定的人事任免权。

3、立档单位的变化与全宗的划分。

建国后存在的立档单位主要分析其基本职能的变化：新立、撤销、分立、合并、并入、独立时，应重新划分全宗;临时性机构、合署办公的立档单位应根据具体情况设立全宗;立档单位名称的变更、立档单位领导关系的变更、立档单位内部机构的调整、立档单位地点的变更、立档单位短期停止活动后又恢复。

建国前后产生的立档单位主要分析其政权性质：政权机关，在新旧政权更替时期应重新划分全宗;事业单位，政治色彩较浓的在新旧政权更替时期一般要重新划分全宗;一般的学校、医院、公司和工厂等企业事业单位不要重新划分全宗;民主党派、宗教组织等只要其基本纲领、宗旨、教义不变也不需要重新划分全宗。

4、人物全宗

人物全宗所包含的内容：立档单位活动中形成的资料、他人撰写的资料。

5、全宗的补充形式：联合全宗、汇集全宗、档案汇集。

(二)全宗内档案的分类

1、全宗内档案分类的常用方法

(1)年度分类法。

年度分类法的优点：符合档案按年度形成的特点和规律，能保持档案在形成时间方面的历史联系;便于人们按年度(时间)查找利用档案;便于实际分类工作的进行。

运用范围。大部分全宗都能采用，两种情况例外：立档单位存在时间短，没有划分的意义;档案之间的年度界限已被打乱，难以再按年度划分。

(2)组织机构分类法。

组织机构分类法的优点：能保持档案在组织机构方面的联系，反映各组织机构工作活动的面貌;能在一定程度上保持档案内容方面的联系;便于实际分类工作的进行。

组织机构的运用范围。同时具备下列三个条件的全宗可适用组织机构分类法：立档单位内部组织机构健全;立档单位内部组织机构相对稳定;档案之间组织机构界限清晰。

组织机构分类法中应注意的几个问题：一个全宗可按组织机构分类法分几层;各类别的排列顺序;临时性机构的排列;党、工、团档案的排列;办公厅(室)档案的归档;涉及不同业务部门文件的归档。

(3)问题分类法

类目设置的要求：类目的设置力求符合实际情况，类目的设置力求符合逻辑，总类(综合类)的设置。

2、几种分类方法的结合应用(复式结构分类法)

(1)年度——组织机构分类法

优点：把同一年度的档案集中在一个大类中，保持了档案在时间上的联系，便于按年度查找;便于实际工作的进行;不受历年机构变动的影响。

适用范围：比较适用于现行机关

(2)组织机构——年度分类法

优点：可以保持档案在组织机构方面的联系，便于人们按照组织机构查找利用档案，并且在很大程度上便于人们从问题的角度查找利用档案。

适用范围：比较适用于撤销机关和历史档案。

(3)年度——问题分类法

优点：把同一年度的档案集中在一个大类中，保持了档案在时间上的联系，便于按年度查找;不受历年机构变动的影响。

适用范围：适用于现行机关(可作“年度——组织机构分类法”的候补形式)。

(4)问题——年度分类法

优点：较好地保持了档案在问题上的联系，便于按问题查找档案。

适用范围：适用于撤销机关和历史档案(可作“组织机构——年度分类法”的候补形式)

五、档案的鉴定

(一)档案的鉴定的内容

(二)档案的鉴定的重要性

1、档案鉴定工作是档案管理工作的一项重要环节

2、档案鉴定工作是决定档案存毁的关键

(三) 档案鉴定的方法

1、决定档案保存价值的因素

2、分析档案价值的方法

(1)分析文件的内容。

(2)分析文件的来源。

(3)分析立档单位在社会上的地位。

(4)分析文件产生的时间。

(5)分析文件的名称。

(6)分析文件的稿本及可靠程度。

(7)分析文件的有效性。

(8)分析文件的外形特点。

(9)分析全宗和全宗群内档案的完整程度。

(四)档案保管期限表

1、档案保管期限表的类型

(1)通用档案保管期限表

(2)专门档案保管期限表

(3)同系统机关档案保管期限表

(4)同类型机关档案保管期限表

(5)机关档案保管期限表

2、档案保管期限表的结构

(五) 档案鉴定工作制度和组织

档案鉴定工作制度

1、制定档案保管期限表

2、鉴定工作必须有组织有领导地进行

3、销毁档案的批准制度

档案鉴定工作的组织

1、现行机关档案鉴定工作的组织

2、档案馆档案鉴定工作的组织

(六)档案的销毁

1、档案的销毁清册

2、档案销毁的方法

六、 档案的保管

(一)档案保管工作概述

1、档案损毁的原因

2、档案保管工作的任务

3、档案保管工作的基本原则

(二) 档案保管的物资条件

1、档案库房

2、档案装具

3、档案包装材料

(三) 档案库房管理

1、档案架柜的排列

(1)排列一致、横竖成行

(2)架子排列应与窗户面垂直

(3)架子排列应注意最大限度地利用库房空间

2、档案的存放

(1)以全宗为单位排列档案

(2)全宗内案卷排列

(3)全宗之间的排列顺序

3、档案存放位置索引

(1)指明档案存放位置的索引

(2)指明档案库房、架存放档案情况的索引

4、档案代理卡

(四)全宗卷

七、档案检索

(一)档案检索工作的内容

1、编制档案检索工具

2、利用检索工具查找档案

(二)档案检索工具的种类

1、按档案检索工具的检索范围分

以一个全宗为检索范围的检索工具

以一个档案馆为检索范围的检索工具

以若干个档案馆为检索范围的检索工具

2、按档案检索工具的物质形态分

电子检索工具

纸质检索工具

(1)书本式检索工具：

目录式

文章叙述式

(2)卡片式检索工具

缩微目录

(三)编制档案检索工具的质量要求

1、检索速度快。

2、有较高的查全率和查准率。

3、方便实用

(四)档案著录概述

1、档案著录及其意义

2、著录项目

(五)各项目的著录方法

(六)《中国档案分类法》的特点

《中国档案分类法》与“档案馆藏法”的区别

1、档案馆藏法的点

(1)以档案实体为分类对象

(2)以全宗为单位

(3)多以年度、组织机构、问题为分类标准

2、《中国档案分类法》

(1)不以档案实体为分类对象

(2)分类范围不受全宗的限制

(3)以社会职能分工为主要分类标准

《中国档案分类法》与《中国图书分类法》的异同

1、分类依据方面

2、作用方面

3、体系方面

“一法四表”

1、《中华人民共和国档案分类表》

2、《新民主主义档案分类表》

3、《民国档案分类表》

4、《清代档案分类表》

(八)《中国档案主题词表》

《中国档案主题词表》的作用和使用范围

《中国档案主题词表》选词原则和选词范围

《中国档案主题词表》的结构体例

(九)检索工具

分类卡片目录

主题卡片目录

全宗文件卡片目录

重要文件卡片目录

专题卡片目录

人名卡片目录

案卷目录

案卷文件目录

文号目录

联合目录

全宗指南

档案馆指南

专题指南

(十) 档案的编研

档案编研工作的内容

1、编纂档案材料

2、编写档案参考材料

3、参加历史研究

档案参考材料

1、大事记

2、组织沿革

3、统计数字汇集

4、专题概要

5、会议基本情况简介

(十一)档案利用工作

阅览室服务

外借服务

制发档案复制本

制发档案证明

档案展览

参考咨询

(十二)档案的统计

1、档案统计工作的意义

2、档案统计工作的要求

3、档案统计工作步骤

4、档案室的登记和统计工作

5、档案馆的登记和统计工作

6、档案馆行政管理部门的统计工作